物业管理机构 _生活百科

物业管理机构【物业管理机构】物业管理机构包括三部分：物业管理企业、业主自治管理组织和行政管理部门和相关部门。
基本介绍中文名：物业管理机构
类别：按投资主体
属于：劳动民众集体
按股东出资：有限责任公司、
物业管理企业类别(一)按投资主体物业管理企业可分为全民、集体、联营、三资、私营等企业。(1)全民物业管理企业即国有物业管理企业，资产属于全民所有，国家依照所有权和经营权分离的原则授予企业经营管理权；(2)集体所有制物业管理企业资产属于劳动民众集体所有；(3)私营物业管理企业资产属于私人所有。(4)联营指企业之间或企业、事业单位之间联营，或组成新的经营实体，取得法人资格；或共同经营，不具备法人条件，按契约约定各自独立经营，并承担相应的权利和义务；(5)三资物业管理企业是指依照中国有关法律在中国境内设定的全部资本由外国投资者投资的企业；外国公司、企业和其他经济组织或个人经中国政府批准在中国境内，同中国的公司企业或其他经济组织共同举办合资经营企业，或举办中外合作经营企业。(二)按股东出资形式可分为有限责任公司、股份有限公司、股份合作公司等。(1)物业管理有限责任公司是由2个以上50个以下股东共同出资，并以其出资额为限对公司承担责任，公司以其全部资产对公司的债务承担责任的企业法人；(2)物业管理股份有限公司是一般由5个以上发起人成立，全部资本为等额股份，每个股东以其所持股份为限对公司承担责任，公司是以其全部资产对公司的债务承担责任的企业法人。股份有限公司，其注册资本必须在1000万元人民币以上。商业、贸易、工业、房地产等行业中有一批股份有限公司。随着物业管理市场发展，集团化的物业管理股份有限公司将逐步出现；(3)股份合作型物业管理企业，其原则是自愿组合、自愿合作、自愿参股、民主管理、自负盈亏、按劳分配、入股分红。这种企业股东一般就为职工，股东订立合作经营章程，按其股份或劳动享有权利和义务，企业以其全部资产对其债务承担责任。随着物业管理的发展，全国各地物业管理企业如雨后春笋大量涌现，如上海市到1997年为止，共有物业管理企业1540家，其中内资企业为856家，三资企业为108家，有限公司和股份公司为537家。内资企业中，由原房管所转制为物业管理企业的为157家。上述15 40家物业管理企业对全市範围内近9600万平方米的各类物业进行着管理服务职能。(三)按经营服务方式分为代理租赁服务型、委託管理服务型两种。(四)按是否具有法人资格一种是具有企业法人资格的物业管理的专营公司或子公司；另一种是以其他经营项目为主如房地产开发、商业、贸易等而兼营物业管理的不具备企业法人资格的物业管理部。组建(一)组建条件 1.企业名称预先审核企业有名称，犹如自然人有姓名一样。企业的名称一般由四部分组成：企业所在地、具体名称、经营类别、企业种类等。其具体名称可考虑原行业的特点、所管物业名称特点、地理位置、企业发起人名字等，如“东湖”、“万科”“XX别墅”等。除叫物业管理公司外也有称物业管理有限公司、物业发展公司、物业公司等。根据国家工商行政管理局制定的《企业名称登记管理规定》的有关精神，企业名称中不得含有下列内容和文字：(1)有损于国家社会公共利益的；(2)可能对公众造成欺骗或误解的；(3)外国国家地区名称、国际组织名称；(4)党政名称、党政军机关名称、民众组织名称、社会团体名称及部队番号；(5)汉语拼音字母(外文名称中使用的除外)、数字；(6)其他法律、行政法规规定禁止的。对于企业中使用中国、中华或者冠以国际字词的企业名称只限于全国性的大公司、国务院或者授权机关批准的大型进出口企业和大型企业集团，国家工商行政管理局规定的其他企业。在企业名称中用“总”字的必须设三个以上分支机构等。根据公司登记管理有关规定，设立公司应当申请名称预先核准。法律、行政法规规定必须报经审批后成立的公司，例如三资公司或者公司经营範围中有法律、行政法规规定必须审批的项目的，应当在报送审批前办理公司名称预先核准，然后以核准的名称报送审批。例如设立外商投资的物业管理企业，在报经有关外经贸行政管理机关审批前必须将申请名称报工商行政管理部门预先核准。设立有限责任公司，应当由全体股东指定的代表或共同委託的代理人申请名称预先核准；设立股份有限公司，由全体发起人指定的代表或共同委託的代理人申请名称预先核准。申请时，必须提交：(1)全体股东或发起人签署的申请书；(2)股东或发起人的法人资格证明或者自然人的身份证明等。工商行政管理机关应当自收到申请档案之日起10日内作出核准或驳回的决定。决定批准的，应当发给《企业名称预先核准通知书》。公司名称是企业的品牌中一部分，从开始起名的时候就要注意其合法性和效应性，一般要求简明、响亮、有寓意、有创意。2.公司住所《民法通则》规定，法人以它的主要办事机构所在地为住所。物业管理公司的主要办事机构所在地为物业管理公司的住所。物业管理公司设立条件中的住所用房可以是自有产权房或租赁用房。在租赁用房作为住所时，必须办理合法的租赁凭证，房屋租赁的期限一般必须在1年以上。有了确定的住所，就可以确定所属工商行政管辖的行政机关。3.法定代表人物业管理公司作为企业法人，经国家授权审批机关或主管部门审批和登记主管机关核准登记注册后，其代表企业法人行使职权的主要负责人是企业法人的法定代表人。全民和集体企业的主要负责人是经有关主管机关审查同意，当企业申请登记经核准后，主要负责人取得了法定代表人资格。法定代表人必须符合下列条件：(1)有完全民事行为能力；(2)有所在地正式户口或临时户口；(3)具有管理企业的能力和有关的专业知识；(4)具有从事企业的生产经营管理能力；(5)产生的程式符合国家法律和企业章程的规定；(6)符合其他有关规定的条件。物业管理公司选好法定代表人对企业的经营管理有着至关重要的作用。“千军易得，一将难求”就是说决策人物的重要性。物业管理公司法定代表人应在合法前提下，在企业章程规定的职责内行使职权履行义务，代表企业法人参加民事活动，对物业管理全面负责，并接受本公司全体成员监督，接受政府部门、主管物业管理的行政机关的监督。4.注册资本公司法定的人员、住所和注册资本是公司设立的三要素，其中注册资本是公司从事经营活动，享受和承担债权债务的物质基础。一般来说，注册资本的大小直接决定公司的债务能力和经营能力。世界各国对公司的最低的资本额都有具体严格的规定。我国有关法律也对各类公司注册资本有规定。企业法人登记管理有关规章对申请企业法人登记规定了各类公司的注册资金：生产性公司注册资金不得少于30万元人民币，谘询服务性公司的注册资金不得少于10万元人民币。物业管理公司，作为服务性企业，其注册资本不得少于10万元人民币。《中华人民共和国公司法》对有限责任公司和股份有限公司的注册资本分别作出最低限额规定。有限责任公司的注册资本，生产经营为主的、以商业为主的公司为人民币50万元，以商业零售为主的公司为人民币30万元，技术开发、谘询、服务性公司为人民币10万元。股份有限公司注册资本最低限额为人民币1000万元人民币。股东或发起人可以用货币出资，也可以用实物、工业产权、非专利技术、土地使用权作出资。股东或发起人用非货币出资时，要对非资货币作价评估，评估时要核实财产，不得高估或低估作价。对于土地使用权的评估作价，要按照有关房地产法法规、行政规章的规定办理。还应当指出：股东以工业产权、非专利技术作价出资的金额不得超过有限责任公司注册资本的20% ，国家对採用高新技术成果有特别规定的除外；同样，发起人以工业产权、非专利技术作价出资的金额不得超过股份有限公司注册资本的20% 。这些规定在组建物业管理股份有限公司都必须遵守。5.公司章程公司章程是明确企业宗旨、性质、资金状况、业务範围、经营规模、经营方向和组织形式、组织机构，以及利益分配原则、债权债务处理方式、内部管理制度等规範性的书面档案。其内容一般应包括：(1)公司的宗旨；(2)名称和住所；(3)经济性质；(4)注册资金数额以及来源；(5)经营範围和经营方式；(6)公司组织机构及职权；(7)法定代表人产生程式及职权範围；(8)财务管理制度和利润分配方式；(9)其他劳动用工制度；(10)章程修改程式；(11)终止程式；(12)其他事项。联营企业章程还应载明：(1)联营各方出资方式、数额和投资期限；(2)联合各方成员的权利和义务；(3)参加和退出的条件、程式；(4)组织管理机构的产生、形式、职权及其决策程式；(5)主要负责人任期。有限责任公司的章程应载明下列事项：(1)公司名称和住所；(2)公司经营範围；(3)公司注册资本；(4)股东的姓名或名称；(5)股东的权利和义务；(6)股东的出资方式和出资额；(7)股东转让出资的条件；(8)公司的机构及产生办法、职权、议事规则；(9)公司法定代表人；(10)公司解散事由与清算办法；(11)股东认为需要规定的其他事项。股东应当在公司章程上籤名、盖章。股份公司章程应当载明下列事项：(1)公司名称和住所；(2)公司经营範围；(3)公司设立方式；(4)公司股份总数每股金额和注册资本；(5)发起人的姓名或者名称，认购的股份数；(6)股东的权利和义务；(7)董事会的组成、职权、任期和议事规则； (8)公司法定代表人；(9)监事会的组成、职权、任期和议事规则；(10)公司利润分配办法；(11)公司的解散事由与清算办法；(12)公司的通知和公告办法；(13)股东大会认为需要规定的其他事项。6.公司人员企业法人登记管理有关规章规定，申请成立全民、集体、联营、私营、三资等企业，必须有与生产经营规模和业务相适应的从业人员，其中专职人员不得少于8人。物业管理公司一般应具有8名以上的专业技术管理人员，其中中级职称以上的须达3人以上。根据《公司法》设立物业管理有限责任公司，应当由2人以上50以下股东共同出资；设立股份有限公司，除国有企业改建为股份有限公司的外，应当有5个以上发起人，且其中须有过半数的发起人在中国境内有住所。国家授权投资的机构或部门可以单独设立国有独资的有限责任公司。外国投资者包括外国的企业和其他经济组织或个人，可以独资设立外资性质的物业管理有限责任公司。(二)设立登记1.三资物业管理企业的设立登记三资物业管理企业在向工商行政管理机关申请登记之前，如前所述，首先要进行向工商行政部门申请名称登记，然后进行审查批准即经过对外经济贸易主管部门审查批准。对外经贸行政主管部门主要审查外资企业、中外合资企业、中外合作企业的经营目的、範围、资金和章程，合资企业合营各方签订的合营协定、契约、章程，合作企业中外合作者签订的协定、契约、章程等档案。审查机关一般在三个月内作出批准或不批准的决定。当三资物业管理企业接到对外经济贸易主管部门的批准书之后30日内，向工商行政管理机关申请营业登记。营业登记主要看是否具备了开业的条件：是否有符合规定的名称，是否有审批机关批准的契约章程，是否有固定的经营场所、必要的设施，是否有规定的从业人员，是否有符合国家规定的注册资金，经营範围是否符合国家法律、法规和政策规定，是否有健全的财会制度等。营业登记的主要事项有：名称、住所、经营範围、投资总额、注册资本、企业类别、董事长、副董事长、总经理、副总经理、经营期限、分支机构等。在登记时应向工商行政管理部门提交下列档案、证件：(1)由董事长、副董事长签署的外商投资企业登记申请书；(2)契约章程以及审批机关的批准档案和批准证书；(3)项目建议书、可行性研究报告及其批准档案；(4)投资者合法的开业证明；(5)投资者的资信证明；(6)董事会名单以及董事会成员、总经理、副总经理的委派(任职)档案和上述中方人员的身份证明；(7)其他有关档案证件。当三资物业管理取得营业执照后，将取得进入资质登记和资质备案阶段。2.内资物业管理企业的设立登记内资全民所有制、集体所有制、联营、私营、股份制、股份合作制等物业管理企业，当具备前文所述的设立条件时，这些条件概括起来包括：名称、组织机构和章程；固定的经营场所和必要的设施；符合规定的并与其经营规模相适应的资金数额和从业人员；能够独立承担民事责任；符合规定的经营範围等时，即可进行营业登记。登记的主要事项有：名称、地址、负责人、经营範围、经营方式、经济性质、隶属关係、资金数额等。当登记核准取得营业执照后，进入资质登记和资质备案阶段。应当指出的是，原区县房管行政部门组建的物业管理集团公司，一般领导着由原房管所转製成立的物业管理公司，当前要根据政、企、事分开的原则，实行企业化管理，与原房屋行政管理部门从经济、人员、产业上分开。(三)资质等级管理1.资质等级管理的目的物业管理企业的资质管理是行业归口管理，是对企业经营规模、能力和规模的管理。为了加强对不同规模、不同经营能力、不同性质、不同隶属关係、不同所有制形式的物业管理企业的管理，促进物业管理有序发展，提高物业管理的整体水平，必须对物业管理企业进行资质等级管理。物业管理企业必须接受并按照资质管理的规定从事物业管理服务。市、区、县房地产行政管理部门是物业管理的行政主管部门，按照有关职责分工，审批各类物业管理企业资质，接受资质备案和核发资质等级证书，并进行对物业管理企业资质等级管理的日常工作。2.资质等级部分省和城市根据当地实际情况制定了物业管理公司资质审批规定，但尚无全国性的规定。根据上海市房地局制定的《上海市物业管理企业资质等级管理暂行办法》的规定，物业管理企业按资质条件分为一、二、三级和无级。一级物业管理企业需具备的条件是：管理物业规模50万平方米以上，或管理涉外物业20 万平方米以上；管理物业类型3种以上，或涉外物业2种以上；必须有2个以上优秀小区或大厦，所管物业达标面积50%以上；企业经理或常务副经理须从事专业物业管理工作3年以上；有经济类、工程类中级职称管理人员10人以上；经营年限须在3年以上；注册资本在100万元人民币以上。二级物业管理企业需具备的条件：管理规模20-50万平方米，或管理涉外物业5-20万平方米；管理物业类型2种以上，或管理涉外物业；须有1个以上优秀小区或大厦，所管物业达标30%以上；有经济类、工程类中级职称管理人员6人以上；经营年限须在2年以上；注册资本在50万元人民币以上。三级物业管理企业须具备的条件：管理物业规模3-20万平方米，或涉外物业1-5万平方米；有中级专业技术职称3人以上；企业注册资本10万元人民币以上。暂不定级的物业管理企业：管理物业规模在3万平方米以下或涉外物业1万平方米以下的。3.资质等级审批根据上海市规定，资质备案与核发资质等级证书同步进行。物业管理企业，一般要在取得营业执照30日内按规定申办资质备案。外商独资、中外合资、中外合作的物业管理企业的资质备案和资质等级向市房地局申报，由市房地局审批。内资物业管理企业资质备案和资质等级向注册地的区县房管部门申报，其中符合一级资质条件的由区县房管部门初审后报市房地局审批，二级以下资质等级由区县房管部门审批。申办物业资质备案和资质证书，必须提交下列档案和资料：(1)企业法人营业执照；(2)公司经理出任聘任书；(3)中级以上职称人员的证书或证明材料；(4)资质等级申报表；(5)公司的管理章程、管理契约；(6)其他所需材料。市房地局和区县房地产管理部门应当自受理物业管理企业申请之日起20日内，核发物业管理资质证书。4.日常资质管理资质证书有效期2年；无正当理由不申请的企业要责令其限期申请；企业开业两年内不实施物业管理的，複评不再核发证书；企业如注销或破产，资质证书交回主管部门。对物业管理企业违反以下规定的行为，区县房管部门有许可权期整改，并可降低资质，直至建议工商行政管理部门取消其经营资质：(1)不履行物业管理契约及管理办法规定的；(2)管理制度不健全，管理混乱，业主住户投诉较多的；(3)被物价部门认定乱收费或收费不规範，又不认真整改的；(4)利用管理职权擅自搭建，占用绿地、改变公共设施用途的；(5)对于业主、住户投诉置之不理，又不服从行政主管部门监督的；(6)因管理失职，造成重大事故的。权利和义务(一)物业管理企业权利以及权利来源建设部第33号令《城市新建住宅小区管理办法》指出，物业管理公司的权利是：(1)物业管理企业应当根据有关法规，结合实际情况，制定小区管理办法；(2)依照物业管理契约和管理办法对住宅小区实施管理；(3)依照物业管理契约和有关规定收取管理费用；(4)有权制止违反规章制度的行为；(5)有权要求管委会协助管理；(6)有权选聘专营公司(如清洁公司、保全公司等)承担专项管理业务；(7)可以实行多种经营，以其收益补充小区管理经费。这些权利的得到首先必须贯彻合法的原则，要依法取得，即权利主体、权利内容要符合法律和行政法规的规定。只有符合法律和行政法规的规定，物业管理企业的权利才能受到法律的保护。如果不符合法律和行政法规的规定，物业管理企业不仅不能达到预想的管理效果，反而可能造成其管理行为产生的后果无效。物业管理企业在实施管理时，必须制定小区或大厦等管理办法，这些办法不能与法律法规和行政规章相悖，而是要在法律的範畴之内制定。如：哪些是物业使用的禁止行为，对限制性行为产生后果怎样处理；业主或使用人如果要改变住宅使用性质，如何对待；业主要进行装修有哪些注意事项；对消防设备的管理平时如何保持良好状态；各小区内各种公共设施和管线怎样管理，小区车辆停放、绿化管理等，都要依照相关法规制定管理条文。小区的治安管理也一定要纳入社会治安总的範畴，要执行行政部门颁布的治安管理条例和规章。其次，物业管理公企业管理权利来之于契约。这里有三个方面：(1)物业管理服务契约。契约签订双方业主委员会和物业管理企业是平等的民事主体，是委託和被委託的关係。契约明确了物业管理服务的事项、许可权、标準费用、期限和违约责任等，在管理服务的许可权之内就是物业管理企业的服务範围。即委託后，才进行管理；不委託，不能超越许可权。如果超越管理许可权，事后要得到业主委员会的追认。物业管理公司行使委託之外的职权，业主委员会如不予认可，则由物业管理公司自己承担责任。例如，如果没有委託代办产权证、代办装煤气和电话等契约，物业管理公司自行其是，业主们可以予以否决，不支付费用；(2)对物业使用中的各种禁止行为，物业管理企业要与业主有书面约定，或用“公约” 、“契约”、“办法”等这些约定、协定来得到业主的认可，并在协定中双方约定违约的责任。这样物业管理公司才能有效进行制止违章行为，使得行使制止违章的行为有效，并具有追究对方违章的许可权； (3)关于聘请专业公司如保全公司、绿化公司，情况也是这样，一定要通过签订转委託契约，把业主委託的许可权转委託给这些专业公司，并且事先要得到业主委员会的同意。(二)物业管理企业的主要义务《城市新建住宅小区管理办法》指出，物业管理企业的义务是：(1)履行物业管理契约，依法经营；(2)接受管委会和住宅小区内居民的监督；(3)重大的管理措施应当交管委会审议，并经管委会认可；(4)接受房地产行政主管部门、有关行政主管部门及住宅小区所在地人民政府的监督指导。物业管理企业的义务，首先是履行契约，对契约规定的事项要全面履行：(1)管理服务契约一经签订，受国家法律保护，契约义务受国家法律监督。如果物业管理企业不全面履行契约，要承担相应的违约责任。(2)不得擅自变更和解除管理服务契约，双方必须信守契约。如果发生新的情况，要经双方协定重新达成新的契约。任何一方当时人都不得擅自变更或解除契约，也不允许单方拒绝履行或者变更已经订立的管理服务契约；(3)依法解决管理服务契约中的纠纷。一种是通过协定解决纠纷，一种是通过有关主管部门的调解解决，也可以向人民法院起诉。其次，服从政府部门房地产等有关行政主管部门的监督，接受物业管理相关部门的指导和监督，这又是物业管理企业的另一条重要义务：(1)首先要接受工商管理。工商行政机关依法确定各类企业和个体工商业的合法地位，监督管理或参与管理市场上的各种经济活动，检查处理经济违法违章行为，保护合法经营，取缔非法经营，维护正常的市场秩序，保证社会主义市场经济的健康发展。物业管理公司要依法登记成立，经营範围要明确，以营业执照为準。与业主委员会订立管理服务契约要对照经济契约订立的条件：双方当事人是否具有主体资格；契约内容是否合法；是否损害国家利益、社会公共利益或第三者利益；是否超越企业经营範围；双方当事人意思是否表示真实；订立契约是否符合法定程式。根据规定，物业管理服务契约应到房地产主管部门备案。另外，物业管理公司在经营活动中使用商标、广告等，也要服从行政部门的管理；(2)接受行业行政主管部门和政府有关行政主管理部门的行政管理。这主要是要接受资质核准登记管理，对物业管理行为的管理，对违反物业管理有关规定进行行政处罚，社区管理规定等；(3)接受物业管理的价格管理。物业管理关係到千家万户的安居乐业，其收费既要考虑公平合理，还必须实行公开，还要考虑与物业所有权人、使用人经济承受能力相适应。物业管理企业要在物业管理价格政策範围之内经营。业主自治管理组治业主大会或业主代表大会业主自治管理组织机构各地有不同的规定和做法。上海、深圳等地规定了召开业主大会 (业主代表大会)的一些做法。有的地方只成立业主委员会，本节重点讲述上海市的规定。(一)物业管理区域1.物业管理区域划定的条件物业管理区域是一个由业主委员会管理的物业的範围。它的划定有如下几个条件：(1 )原设计构成自然街坊和封闭小区。自然街坊是城市建设中自然形成的相对独立的居住区。近年来房地产开发中形成的居住小区，一般由4-5个住宅组群组成，用地一般为15-20公顷，建筑面积15-20万平方米。按照政府有关建设小区规划的规定，小区要配置居委、学校、託儿所、幼稚园、文化活动室、综合商店、脚踏车棚等公共设施项目。小区水、电、煤等公共设施相关程度高，在开发时一起建成，一起交付，再让居民入住。这种小区，大都实行封闭管理，称为封闭小区。一个封闭小区划为一个物业管理区域，有利于对房屋及相关设施的管理。(2)物业管理区域的範围，由区、县房地产行政管理部门按照楼宇与附属设施的相关情况，可以是一栋或几栋大楼，也可以是一个楼宇群体进行适当的调整划定。划定后应通知有关街道和已进行管理的物业管理公司。区、县房地产行政管理部门应在辖区地图上予以注记。一经划定，如无特殊情况，不作任意改动。这样，物业管理区域範围相对固定，有利于业主委员会和物业管理公司管理上的稳定性和延续性。2.非物业管理区域的物业对于公共设施与房屋相关联繫不很紧密的房屋，或只有一个或少数几个业主的单幢房屋，或没有划入物业管理区域之内的房屋，业主可以自行负责房屋管理，或委託物业管理企业实施专业化的物业管理。对于一些单位如机关、企业、学校等筹建在单位内部或外部的职工住宅，形成不了住宅小区，也没有委託房管部门管理的，也可以成立由业主或使用人组成的管理房屋小组，与原单位的总务后勤部门配合，实施物业的管理，或委託物业管理企业实施专业化的物业管理。(二)业主房管小组业主房管小组简称房管小组或业主小组，由本幢房屋内业主协商选举产生，其成员应具有完全民事行为能力，一般由3人或3人以上组成。在一个物业管理区域内，应按建筑面积来确定和分摊房管小组成员。建筑面积一样的幢 (或大厦中一个层面) ，推选的业主房管小组成员数应相同；建筑面积不相同的幢(或大厦中一个层面) ，按分摊到的成员数推选。一般每500-1000平方米建筑面积产生一名小组成员。要推选好业主小组成员，这是业主自治管理的基础工作。要让本幢业主和有关使用人都参与和了解业主小组成员的推选过程，使业主小组具有一定的民众基础。住宅出售单位要请街道、居委会配合做好首次业主小组的组织成立工作。业主小组成立后，其成员要儘快进入角色。业主小组具有以下职能：(1)代表和维护业主的权益，负责本幢房屋的管理。要了解掌握本幢房屋的建筑情况，建筑结构、面积，共用设备如电梯、水泵等情况；(2)听取和反映业主对房屋修缮等有关方面的建议和意见。要经常和业主、使用人沟通和联繫；(3)决定本幢房屋内修缮基金的使用和支付，当住宅修缮基金不足时，负责筹集；(4)决定本幢房屋共用部位和共用设备的修缮；(5)协助调解房屋使用、修缮纠纷；(6)执行业主代表大会和业主委员会作出的决定；(7)督促业主遵守业主公约和房屋使用公约等。成立业主委员会的业主小组的一切决定都不得违反业委会的决定。(三)第一次业主大会或业主代表大会1.第一次业主大会或业主代表大会召开的条件一个物业管理区域内，当业主人数较少时，应当召开业主大会；当业主人数较多时，应当召开业主代表大会，代表成员由业主小组成员组成。如上海市房地局有关档案指出，业主超过100人的，应当召开业主代表大会，其代表成员一般不超过100人。第一次业主大会或业主代表大会，由物业所在地的区、县房地产管理部门会同房屋出售单位组织召开。当具备下列条件之一时，就应当召开第一次业主大会或业主代表大会。(1)公有住宅出售建筑面积达30%以上； (2)新建商品住宅出售建筑面积达50%上；(3)在这个物业管理区域内第一套房屋实际交付业主使用之日起已满两年的。2.第一次业主大会或业主代表大会的筹备工作当满足召开第一次业主大会或业主代表大会的条件时，房屋出售单位应将出售的房屋建筑面积、房屋出售时间、业主清单等材料报区、县房管局，区、县房管局在接到材料后45天内会同房屋出售单位组织业主做好以下筹备工作：(1)组织成立第一次业主大会或业主代表大会筹备组，其成员由所在地区、县房管局、房屋出售单位、业主代表组成，可以邀请居委会人员参加。筹备组一经协商成立，即进行筹备工作；(2)按幢协商产生业主小组成员，业主小组成员一般为业主代表；(3)协商推荐业主委员会候选人，按建筑面积的比例，业主包括公房业主和拥有物业的开发商等推荐候选人；(4)起草业主委员会章程和业主公约草案，可参照市有关示範文本，并听取业主和相关人员意见，结合本区域情况进行修改；(5)确定会议的时间、地点，做好会议的各项会务準备工作。整个筹备工作可以在物业所在地房地产行政管理部门主持下进行，开发建设单位和前期物业管理单位要密切配合。在筹备期间，筹备组的推选产生，每次会议讨论的决定和意见都要作必要记录。3.第一次业主大会或业主代表大会的程式业主大会或业主代表大会是行使业主自治管理职权、决定管理事项的重要组织形式。为了体现广大业主的共同意志，使决策更具有广泛的民主性，业主大会应当有半数以上业主参加，作出的决定要全体业主过半数通过；业主代表大会应当有半数以上业主代表参加，作出的决定要全体业主代表过半数通过。审议通过业主委员会章程，审议通过业主公约，选举产生业主委员会是第一次业主大会或业主代表大会的三方面重要任务。要参照有关行政部门的示範文本制定好业主委员会章程，对业主委员会组织、职责、会议、经费与办公用品等作出规定。业主公约也要参照示範文本来明确业主和物业使用人的合法权益，约定业主与物业使用人安全、合理使用物业的有关义务，如不得有损坏房屋承重结构和破坏房屋外貌等各种禁止行为。推选业主委员会成员的选举方式，按业主委员会章程进行，如召开的是业主大会，要有全体业主半数以上通过；如召开的是业主代表大会，要有全体业主代表半数以上通过，而不能以与会代表过半数通过这种简单多数为準。第一次业主大会或业主代表大会的程式一般如下：(1)由大会筹备组介绍大会筹备情况；(2)由大会筹备组介绍业主委员会候选人情况，候选人也可作自我介绍；(3)审议通过业主委员会章程和业主公约；(4)由业主大会成员或业主代表大会代表投票选举产生业主委员会成员；(5)审议决定其他物业管理重大事项。(四)业主大会或业主代表大会的职权1.业主大会或业主代表大会参加成员和例会、临时会议业主大会由物业管理区域内全体居住和非居住房屋业主组成，包括已售及未售公房、已售及未售商品房、旧私房的产权人即业主等。召开业主大会时，全体业主应当参加，因故不能参加，可以依法委託代理人参加。业主代表大会的业主代表应按物业管理区域内各种物业包括公房、商品房、旧私房等占有建筑面积比例分摊产生。召开业主代表大会时，自然人业主代表应当参加，一般不委託代理人；法人或其他组织业主代表可以书面委託代理人参加。例如，公房业主代表，公房产权人即区、县房地产行政部门可以委託区、县公房资产经营公司有关人员作为代理人参加业主代表大会。书面委託代理书，可由业主大会或业主代表大会召集人业主委员会或房地产行政管理部门印製。不论是业主大会或业主代表大会，应按幢或按一定比例邀请非业主的房屋使用人如租赁人列席会议，还应当邀请居民委员会代表列席。列席代表没有表决权。当召开涉及改选或罢免业主委员会成员的业主大会或业主代表大会时，业主委员会应通知区、县房管局派员参加会议。业主委员会每年至少召开一次业主大会或业主代表大会，总结本年度区域内的各项物业管理工作，决定物业管理的重大事项。15%以上业主或业主代表提议，业主委员会要在接到提议30日内召开业主大会或业主代表大会。如业主委员会不召开，业主和业主代表可向区、县房管局反映，区、县房管局应督促业主委员会召开，经督促业主委员会仍不召开会议的，区、县房管局可以组织业主召开业主大会或业主代表大会。经15%以上业主或业主代表提议召开业主大会或业主代表大会对提出的议案已作出决定，一般在半年内不再以同一提案再召开业主大会或业主代表大会。2.业主大会或业主代表大会的职权业主大会或业主代表大会行使下列职权：(1)选举、罢免业主委员会委员；(2)审议通过业主委员会章程和业主公约，必要时修改业主公约和业主委员会章程；(3)听取和审议物业管理服务的工作报告，包括业主委员会工作特别是业主委员会选聘物业管理公司等情况报告，物业管理公司的工作报告；(4)决定物业管理的其他重大事项。如确定业主委员会经费筹集方式、来源和标準；物业维修基金不足时的筹集办法和数量；物业管理区域内修建、新建建筑物或构筑物等。这就是说，物业管理区域内重大管理事项都必须由业主大会或业主代表大会讨论决定或审批通过。业主大会或业主代表大会认为业主委员会的决定不当时，可予以撤销。(五)业主公约业主公约是全体业主制定的行为準则。一般可由业主大会或业主代表大会筹备组制定，并交业主大会或业主代表大会审议通过。业主公约要遵循有关法律、法规、行政规章和规範性档案，根据物业管理区域实际情况制定。制定时可参照房地产行政管理部门制定的示範文本，在文本基础上修改、补充。一般来说要明确物业使用、经营、转让必须遵守法律规範，在物业使用有哪些禁止行为，对违章行为如何管理，小区管理中公共道德和精神文明建设等。业主委员会建设部《城市新建住宅小区管理办法》指出，住宅小区应当成立由住宅小区内房地产产权人和使用人选举代表成立的住宅小区管理委员会。北京市规定由住宅小区内房地产产权人、使用人代表和居委会代表组成物业管理委员会。深圳市由住宅区业主选举产生管委会。《上海市居住物业管理条例》规定，业主委员会由业主大会或业主代表大会选举产生，业主委员会委员应当由业主担任。(一)业主委员会成立的步骤1.选举在一个物业管理区域内，第一次业主大会或业主代表大会召开时，即当公有住宅出售建筑面积达30%以上，或新建商品住宅出售建筑面积达50%以上，或住宅出售已满两年时，就具备选举产生业主委员会的条件。业主委员会的委员由业主担任，非业主的使用人不得担任业主委员会成员。房地产行政管理部门和房屋出售单位要协助业主做好首届业主委员会候选人的酝酿、推选工作，徵求各业主小组意见，把遵纪守法、具有一定的物业管理法律知识、热心公益事业、能履行职责的业主作为业主委员会的候选人，提请第一次业主大会或业主代表大会选举。业主委员会人数要根据物业管理区域规模决定，通常由5-15人组成。业主委员会成员不得兼任本物业管理区域内物业管理企业工作。物业管理企业成员又是管理区域内业主的，不能担任业主委员会委员。2.核准第一次业主大会或业主代表大会选举业主委员会之日起15日内，应当到所在地的区、县房地产管理部门办理登记。房地产管理部门应当在受理登记申请之日起15日内，对予登记的完成登记工作；对不符合登记的不予登记，予以登记或不予登记都要书面通知申请人。当接到予以核准登记的书面通知时，该业主委员会正式成立，任期正式开始。在向区、县房地产管理部门办理登记申请时，必须提交以下档案：(1)成立业主委员会的登记申请书，包括以下内容：业主委员会的名称，所辖物业管理区域範围，房屋建筑面积，房屋出售面积，时间和所占比例，出售房屋的户数； (2)第一次业主大会或业主代表大会的会议记录，应到人数及名册，实到人数及名册，投票选举结果，会议所作决定等；(3)业主委员会办公场所，如是借用或租用场所，要有协定或契约。(二)业主委员会的性质和法律地位《上海市居住物业管理条例》第六条第一款规定：“业主委员会是在物业管理区域内代表全体业主对物业实施自治管理的组织” 。在民事活动中，业主委员会可以作为民事诉讼的当事人。业主委员会具有民主性、自治性和公益性的特点。业主委员会是房屋管理体制改革中新生事物，其法律地位由于各地成立程式规定不同不甚一致。1.社会团体有些城市规定，业主管理委员会经民政部门依法核准后，取得社会团体法人资格。社会团体法人登记证签发日期为管委会成立日期。业主委员会作为社会团体独立行使民事权利，承担民事责任。2.其他组织根据社会团体登记管理有关条文规定，在同一行政区域内，不得重複成立相同或相似的社会团体。一般来说，一个大中型城市，少则有几百家多则有几千家业主委员会。拿上海来说，至1997年底，业主委员会达1600多家。因此，如业主委员会作为社团，将使得一个城市或地区出现许多类似的××业主委员会的社会团体。《民事诉讼法》第49条规定， “公民、法人和其他组织可以作为民事诉讼的当事人” 。业主委员会经过业主大会或业主代表选举产生，经房地产行政管理部门核准登记成立，是合法成立、有一定的组织机构和财产的，是民诉法所称的“其他组织” 。它虽不具有法人资格，但作为合法组织，完全可以行使民事权利，承担民事责任。(三)业主委员会的任期和职权1.任期业主委员会的任期每届为两年，可以连选连任。在任期期满三个月前，应选举新一届业主委员会；其选举工作由原业主委员会主持，房地产行政管理部门派员参加；新一届业主委员会名单应报所在地区、县房管局备案。业主委员会委员因故不能履行职责，如个人物业产权转让、因病、长期出国等，须书面通知业主委员会。在业主委员会章程中，可以规定业主委员会缺额补选办法，章程没有约定的，一般可在半年内召开业主大会或业主代表大会予以补选。业主委员会是依法成立的业主自治组织，业主委员会成员不得宣布解散业主委员会。如果出现这种反常情况，房产管理部门应予以阻止。由于物业管理区域的变化引起业主委员会的撤销、合併，须经原核准登记的区、县房管局核准。业主委员会可设主任1名，副主任1-2名。有的地方，业主委员会聘用执行秘书，负责日常事务。2.职权业主委员会是业主大会或业主代表大会的常设机构，是业主行使自治管理权利的执行机构。业主委员会应当维护全体业主的合法权益，执行业主大会或业主代表大会的决定。《城市新建住宅小区管理办法》指出，管委会的权利是：(1)制定管委会章程，代表住宅小区内的产权人、使用人，维护房地产产权人和使用人的合法权利；(2)决定选聘或续聘物业管理公司；(3)审议物业管理公司制定的年度管理计画和小区管理服务的重大措施；(4)检查、监督各项管理工作的实施及规章制度的执行。该办法指出，管委会的义务是： (1)根据房地产权利人和使用人的意见和要求，对物业管理公司的管理工作进行检查和监督；(2)协助物业管理公司落实各项管理工作；(3)接受住宅小区的房地产权人和使用人的监督；(4)接受房地产行政主管部门、各有关行政主管部门及住宅小区所在地人民政府的监督指导。业主委员会的职权由各地地方性法规、行政规章进行规定。主要职权有以下几个方面：(1)向业主大会或业主代表大会报告物业管理工作，召集和主持业主大会或业主代表大会，提请审议重大管理事项和措施；(2)选聘或解聘物业管理企业，与物业管理企业订立、变更或者解除物业管理服务契约，督促物业管理企业执行契约进行管理服务；(3)管好、用好物业维修基金；(4)检查、督促业主和使用人合理、安全使用物业，协助物业管理企业对个别业主和使用人违章装修和不合理使用物业的行为进行劝阻和监督等；(5)其他事宜。如提出修改业主公约和业主委员会章程议案，组织换届工作，建立业主委员会工作制度等。业主委员会一般一个季度召开一次例会，会议必须有半数以上委员出席才有效，作出决定应当经全体委员过半数通过。业主委员会可临时召集会议。必要时，可邀请政府有关部门、物业管理企业、居委会代表列席。每次业主委员会会议，都应当有会议记录，记录应整理归档。(四)业主委员会的章程和日常工作1.章程业主委员会筹备组成立起，就要拟订业主委员会章程。业主委员会章程是业主委员会活动的规範性档案。章程必须经业主大会或业主代表大会审议通过后施行。业主委员会筹备组可以在房地产行政管理部门有关业主委员会章程的示範文本基础上制定章程，制定时结合本辖区的实际情况，徵求业主小组的意见，其内容不得违反有关法律、法规、行政规章和规範性档案。业主委员会章程的内容一般包括：(1)本会名称、地址、所辖区域範围、性质、主管部门及宗旨等；(2)组织及职责；(3)会议制度及工作制度；(4)委员的条件、选举及权利和义务等；(5)经费来源、经费账目管理；(6)办公用房；(7)章程、生效、修改、补充等有关事宜。2.日常工作业主委员会的日常工作要根据业主委员会章程来决定，一般说来有如下几项：(1)了解掌握物业管理区域、业主和使用人的基本情况，包括辖区物业面积、建筑结构、产权性质，辖区基础设施、绿化、公建配套情况，辖区周围环境、交通等情况。业主和使用人按户登记造册。对本辖区的物业管理的目标和要求在广泛徵求业主意见后提出初步方案供讨论；(2)如辖区原已有物业管理公司进行管理，对原来的物业管理工作作出评价，包括取得的成绩、得当的管理措施，存在的问题，收费项目和标準的合理性，对原来的物业管理公司是否续聘或解聘提出意见，向业主大会或业主代表大会报告；(3)与物业管理公司签订物业管理服务契约，可参照房地产行政管理部门制定的示範文本对契约草案条款逐项进行拟订，明确双方权利和义务，辖区物业管理的标準和收费在报送所在地区县房地产行政管理部门备案前，最好事先徵求意见，然后签订契约并办理备案手续； (4)管理好物业维修基金，掌握好对物业维修基金的使用权，遵循专款专用的原则，要求物业管理公司在账务上按幢立账、按户核算，在年终时可委託有资质的审计单位对物业管理维修基金的账务进行审计，并把结果向业主大会报告；(5)提出本辖区年度房屋修缮计画、设备维修更新计画、公共设施维修养护计画，并提出财务预算，提请业主大会或业主代表大会审议。必要时，做好物业维修基金的筹集工作；(6)督促业主和使用人遵守业主公约、小区管理公约、房屋使用公约等行为準则，协调好物业使用中业主的相邻关係，对于违章装修，协助物业管理公司进行管理，如有违章行为的人不听劝阻要报告有关行政管理部门依法处理；(7)做好辖区内道路场地，车辆行驶和停放，以及设定广告等方面的管理；(8)做好内部管理工作：起草有关物业管理公约、办法的草案；做好委员的增补选举工作；建立工作制度、会议制度和档案制度；做好办公经费的筹集和使用管理工作；做好办公用房的设定和管理工作；做好换届选举工作等。(五)业主委员会与物业管理企业的关係1.经济契约的平等双方业主委员会与物业管理企业是一种委託与受委託的关係，签订物业管理服务契约前后，双方地位都是平等的。签订契约前，双方可以双向选择；契约签订时，对于管理目标、要求和费用，双方都要协商，协商取得一致，才签约。其间双方没有隶属关係。在法律上，业主委员会有委託或不委託某个物业管理企业的自由，物业管理企业也有接受或不接受委託的自由。2.目标一致的利益双方管理服务目标一经确定，双方签约后，双方都是物业管理目标的追求者。这个目标就是为了保持物业的完好，保障物业使用方便安全，维护环境优美整洁，保证公共秩序的良好。在这个目标下，物业管理企业要以优质服务为物业使用提供管理服务，而这种管理服务根本上是为了物业业主和使用人的利益。双方聘与被聘的关係，融合在目标一致之中；各方的行为不能影响和损害这种目标的实现，否则将承担责任。3.劳务和经济交换的双方这一关係是在经济合作关係下产生的，体现有偿的等价交换原则。一方要求对方优质廉价服务，另一方要求对方支付费用，这是一种对立统一。当出现矛盾时，要依照法律来规範，可以协商解决，契约可修改补充，当矛盾不能通过协商解决时，双方可以依法申诉，直至提起诉讼。4.职权範围各不相同的双方业主要对物业的自用部位、自用设备进行安全使用和维护，又要遵守业主公约和房屋使用公约，维护公共部件、公共设备、设施的安全、整洁使用。业主委员会对物业管理企业进行的专业管理要监督、检查和协助。物业管理企业是具体作业单位，实施日常管理的作业组织，在契约範围内业主委员会要与之合作和给予帮助，必要时建立协调工作会议制度，定期召开联席会议，解决管理中遇到的一些问题。物业管理企业和业主委员会要及时向业主大会或业主代表大会报告物业管理工作。行政管理部门和相关部门行政管理的涵义和工作内容(一)行政管理的涵义物业管理的行政管理是国家或国家行政机关依据有关的法律、法规，对物业管理实施行业管理。其实质是国家通过法律手段、行政手段，建立物业管理的正常秩序，促使物业管理向有利于城市建设和国民经济发展、有利于改善人民民众居住和工作条件。(二)行政管理工作内容1.政策指导物业管理的行政机关要把物业管理的政策交给广大的人民民众，包括物业业主、使用人，业主委员会和物业管理企业，也包括地区街道、居委和相关部门。要把宣传政策作为执行政策的基础条件，加强宣传力度，通过各种形式普及物业管理的法律知识和相关的法律知识。要培训业主委员会和物业管理企业的有关人员，使得大家学习物业管理法、懂得物业管理法、用好物业管理法。2.行政立法根据国家法律规定的基本原则，根据国家关于房地产和物业管理方面的方针政策，针对物业管理中出现的新情况和遇到的新问题，拟订和制定各种物业管理法规、政府规章和规範性档案、制度等。3.协调服务对物业管理中出现的业主之间、业主与业主委员会之间、业主与物业管理企业之间，业主、业主委员会、物业管理企业与各行政管理部门之间的关係进行协调，对物业管理业与房地产、建筑装修、市政环保、金融等行业组织协调。同时，要提供各种服务，包括政策谘询，人才交流、培养，信息沟通和有关房地产税费、登记备案手续等方面。4.执法监督行政管理要根据行政法规赋予的行政执法职权进行行政执法，接受业主和有关各方的投诉，对物业管理中出现的纠纷依法进行行政监督管理和处理。5.市场调控通过地价、房价、税收、信贷、服务费用等经济手段，来调节物业管理中经济活动，扶助和培育物业管理市场，推动其健康规範发展。行政管理部门的机构设定(一)全国各地根据1993年12月经国务院批准的有关建设部职能的档案明确规定，建设部是国务院综合管理全国建设事业(工程建设、城市建设、村镇建设、建筑业、房地产业、市政公用事业)的职能部门，因此从全国範围来讲，建设部是物业管理的行政管理部门。各省、市对物业管理的行政管理部门都有明确规定。北京市人民政府在《北京市居住小区物业管理办法》中规定：“市和区、县房屋土地管理机关主管本行政区域居住小区物业管理工作。”同时还规定：“本市规划、工商行政管理、物价、环境卫生、绿化、市政、公安等行政管理机关和居住小区所在地的街道办事处，按照各自的职责，对居住小区的物业管理工作进行指导和监督、检查。”深圳市人大常委会颁发《深圳经济特区住宅区物业管理条例》中规定：“市政府住宅行政管理部门是特区住宅物业管理的主管部门。各区人民政府住宅行政管理部门是本辖区内住宅区物业管理的业务管理部门，对本辖区的住宅区物业管理依法进行指导、监督。”一般来说，城市物业管理中的行政管理从属和相互关係如下图所示：(二)上海情况1.物业管理的行政主管《上海市居住物业管理条例》规定，上海市房地局是本市物业管理的行政主管部门，负责组织实施条例。市房地局对违反条例的行为，依法作出处罚，并接受业主委员会、业主和使用人对违反条例的行为的投诉。对区、县房地产管理部门违反条例的行为，由市人民政府或市房地局责令改正或撤销决定。2.地区行政管理部门区、县房地产行政管理部门对本辖区物业管理进行监督，是物业管理的行政管理部门，主持辖区内具体的直接的管理，接受业主委员会、业主和使用人的投诉；对违章行为依法作出处罚。3.物业管理的相关行政管理部门(1)建设、电力、公安、物价、工商等有关部门建设、市政、规划、环保、公用、环卫、园林、住宅等有关行政管理部门，按照有关法律、法规和行政规章的规定，按职责分工，负责主管房地产开发建设、配套交付使用、环境环卫管理等各环节，协助监督物业管理区域的管理。电力、公安、工商、物价等部门对用电照明、社会治安、道路交通、物业管理企业经营、收费价格确定等实施行政管理，按分工依法协助和监督。当物业使用出现损害房屋、设备、设施的禁止行为，业主委员会和物业管理企业劝阻无效时，相关行政机关应予处理。(2)街道办事处、乡镇人民政府物业管理与社区管理紧密联繫，街道办事处、乡镇人民政府要协助有关行政部门对物业管理进行监督，对物业管理与社区管理、社区服务的相互关係进行协调。从一个居住地区来说，区、县房管局有关部门或派出的办事处负责日常的物业管理的行政管理工作，物业管理公司是作业企业，街道和乡镇不能替代物业管理企业的具体管理和为业主及使用人提供的生活服务，但在行政上由街道统筹社区管理，包括宣传政策、组织协调、提供服务、依法检查监督。物业管理企业要与物业所在地街道和乡镇政府机关保持密切联繫，接受指导，互相配合、支持，构筑高效优质的社区管理服务系统。创建物业管理优秀小区，市、区两级文明住宅小区，都是在市、区县两级政府关心下，由有关街道、乡镇政府职能部门配合实施。